La scheda cliente di un istituto di vigilanza è un documento, cartaceo o digitale, che raccoglie tutte le informazioni essenziali relative a un cliente che usufruisce dei servizi di sicurezza. Essa contiene dati anagrafici, indirizzo dei locali da proteggere, tipologia di servizio richiesto (ad esempio, pattugliamento, videosorveglianza, pronto intervento), contatti di riferimento, eventuali codici di accesso o procedure specifiche da seguire in caso di allarme. Questo strumento è fondamentale per garantire un servizio personalizzato, efficiente e per consentire al personale di vigilanza di intervenire in modo tempestivo e appropriato in caso di necessità.
Esempio di scheda cliente istituto di vigilanza
SCHEDA CLIENTE ISTITUTO DI VIGILANZA
DATI CLIENTE
Ragione Sociale/Nome e Cognome:
Indirizzo Sede Legale:
Indirizzo Sito da Vigilare:
Città:
CAP:
Provincia:
Partita IVA/Codice Fiscale:
Telefono:
E-mail:
Referente:
Ruolo Referente:
Recapito Referente:
TIPOLOGIA SERVIZIO
Servizi richiesti (barrare o specificare):
☐ Vigilanza Fissa
☐ Vigilanza Ispettiva
☐ Pronto Intervento
☐ Teleallarme
☐ Videosorveglianza
☐ Trasporto Valori
☐ Altri servizi:
ORARI E FREQUENZE
Data Inizio Servizio:
Data Fine Servizio:
Orari di vigilanza:
Frequenza pattugliamenti/ispezioni:
INFORMAZIONI SULL’AREA DA VIGILARE
Superficie mq:
Numero accessi:
Aree sensibili (specificare):
Sistemi di allarme presenti:
Codici di accesso/allarme:
Persone autorizzate ingresso: _
NOTE E INDICAZIONI PARTICOLARI
___
DATI PER FATTURAZIONE
Intestazione fattura:
Indirizzo fatturazione:
E-mail fatturazione:
DOCUMENTAZIONE ALLEGATA
☐ Documento identità
☐ Visura camerale
☐ Contratto di servizio
☐ Altro:
DATA COMPILAZIONE:
FIRMA CLIENTE:
FIRMA ISTITUTO: ___
Come compilare scheda cliente istituto di vigilanza
Una scheda cliente di un istituto di vigilanza rappresenta uno strumento fondamentale per la gestione operativa e amministrativa del servizio di sicurezza. Questo documento deve contenere una descrizione chiara e completa del cliente sia dal punto di vista anagrafico sia in relazione alle esigenze di sicurezza e alle caratteristiche specifiche del sito da proteggere. La prima informazione indispensabile riguarda l’identità del cliente, sia esso una persona fisica o giuridica. Occorre riportare con precisione i dati anagrafici, quali nome, cognome, ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo della sede legale e dei luoghi oggetto di vigilanza, recapiti telefonici, indirizzi email e i nomi dei referenti autorizzati, specificando anche le modalità e i livelli di contatto in caso di emergenza o comunicazioni operative.
Un altro elemento cruciale è la descrizione dettagliata del sito o dei siti in cui il servizio di vigilanza deve essere svolto. Questo include la tipologia degli edifici, la loro ubicazione, la planimetria, gli accessi principali e secondari, eventuali aree critiche o sensibili, e la presenza di sistemi di sicurezza già installati come allarmi, videosorveglianza, rilevatori di fumo o sistemi di controllo accessi. È importante annotare le attività svolte nel sito, la presenza di beni di particolare valore, la quantità e la tipologia di personale presente, oltre alle abitudini di ingresso e uscita e agli orari di maggiore vulnerabilità.
La scheda deve inoltre specificare in modo dettagliato le caratteristiche del servizio richiesto. Questo comprende la tipologia di vigilanza – armata o disarmata, ispettiva, fissa, mobile, diurna o notturna – e la descrizione delle procedure da seguire durante i controlli. Si devono stabilire turni, frequenze dei passaggi, modalità di intervento in caso di allarme, gestione delle chiavi, e procedure di verifica e rendicontazione. Va indicato se sono richieste attività accessorie, come il monitoraggio di sistemi tecnologici, la custodia di documenti, la gestione di parcheggi o il controllo di accessi a eventi particolari.
Un aspetto fondamentale riguarda le informazioni sul contratto in essere: la data di inizio e fine del servizio, le condizioni economiche e le modalità di fatturazione, eventuali clausole particolari, penali o condizioni di rinnovo. Devono essere riportate le autorizzazioni necessarie rilasciate dal cliente, come il consenso al trattamento dei dati personali ai sensi delle normative vigenti, e le deleghe per la gestione di allarmi o altri sistemi collegati.
Completa la scheda la sezione relativa alle segnalazioni e alle comunicazioni: è importante annotare le procedure per la gestione delle emergenze, i numeri utili da contattare in caso di necessità, le preferenze del cliente sulla modalità di ricezione dei rapporti di servizio e delle segnalazioni. Infine, è opportuno che la scheda includa uno spazio per eventuali annotazioni, aggiornamenti o richieste particolari, affinché ogni modifica delle condizioni operative o delle esigenze del cliente possa essere tempestivamente registrata e condivisa con il personale preposto.
In definitiva, la scheda cliente di un istituto di vigilanza deve rappresentare una fotografia completa, aggiornata e puntualmente dettagliata di tutte le informazioni utili a garantire un servizio di sicurezza efficace, personalizzato e conforme alle esigenze espresse dal cliente, nonché agli obblighi normativi del settore.
