È un documento utilizzato durante le fiere per raccogliere in modo organizzato i dati e le informazioni principali dei potenziali clienti incontrati. Solitamente contiene campi per nome, azienda, ruolo, recapiti, interessi specifici, prodotti di interesse, note sull’incontro e indicazioni su eventuali azioni da intraprendere dopo la fiera. Serve a facilitare il follow-up commerciale e a non perdere opportunità di business emerse durante l’evento.
Esempio di scheda contatto cliente fiera
SCHEDA CONTATTO CLIENTE FIERA
Ragione sociale: ___________
Nome e Cognome referente: ___________
Ruolo aziendale: ___________
Settore di attività: ___________
Indirizzo azienda: ___________
Città: ___________
CAP: ___________
Provincia: ___________
Telefono fisso: ___________
Cellulare: ___________
Email: ___________
Sito web: ___________
Prodotti/Servizi di interesse: ___________
Note aggiuntive: ___________
Data incontro: ___________
Operatore: ___________
Come compilare scheda contatto cliente fiera
Una scheda contatto cliente pensata per l’utilizzo in fiera rappresenta uno strumento cruciale per raccogliere in modo strutturato tutte le informazioni necessarie a valorizzare le opportunità di business. Innanzitutto, deve essere presente una sezione anagrafica completa, che consenta di identificare in modo univoco l’azienda o la persona con cui si è entrati in contatto. Vanno quindi raccolti i dati di base come il nome e il cognome dell’interlocutore, il ruolo ricoperto all’interno dell’azienda, la ragione sociale dell’azienda stessa e tutti i recapiti essenziali, quali numero di telefono, indirizzo email e, se possibile, indirizzo fisico della sede.
Altrettanto importante è la parte relativa alle informazioni aziendali, dove vanno annotati dettagli su dimensioni, settore di attività, area geografica operativa e target di mercato dell’azienda. Questo consente di segmentare successivamente i contatti e calibrare proposte commerciali ad hoc. È fondamentale poi indicare il motivo per cui il cliente si è avvicinato allo stand, specificando se sia stato attratto da un prodotto, da una promozione, da una dimostrazione o da altro, così da comprendere gli interessi specifici che hanno motivato il contatto.
Un elemento chiave della scheda è la sezione dedicata alla qualificazione del lead, ovvero la valutazione preliminare dell’interesse e del potenziale del cliente. Qui è utile annotare il livello di interesse manifestato, la possibilità di budget a disposizione, l’urgenza di acquisto e l’eventuale tempistica decisionale dichiarata. Questo consente di distinguere tra contatti caldi, freddi o da coltivare nel lungo periodo.
Va inoltre prevista una parte dove annotare le richieste particolari espresse dal cliente durante la conversazione, le domande fatte e le risposte fornite, nonché eventuali prodotti o servizi di maggiore interesse. In questa fase è utile raccogliere anche osservazioni soggettive dell’operatore, come percezioni sull’affidabilità o sul potenziale della relazione.
Per una gestione efficace del post-fiera, la scheda deve includere uno spazio per pianificare le azioni di follow-up, indicando le scadenze e le modalità di ricontatto concordate, come l’invio di materiale informativo, una telefonata di approfondimento o una visita in azienda. Infine, è consigliabile prevedere una sezione per note aggiuntive, in cui annotare qualsiasi informazione rilevante emersa durante la conversazione che possa risultare utile nelle successive fasi di trattativa o fidelizzazione.
Un buon livello di dettaglio e una compilazione accurata di ciascuna scheda garantiscono non solo la qualità del database commerciale, ma anche la possibilità di personalizzare le future interazioni, ottimizzare le attività di marketing e massimizzare il ritorno sull’investimento della partecipazione fieristica.
